2003 No.11
更新日：2004年03月13日
カテゴリ：SETSUREI Online
2003年度の同窓会や大学で行われたイベント、「平成15年度幹事会」の報告になります。
平成15年度幹事会
平成16年3月13日（土）17:00～ 札幌グランドホテルにおいて平成15年度幹事会が行われました。
参加者
小林会長、市呂副会長、須合副会長、濱谷副会長、小島副会長、林監事、山下東京支部長、平川帯広支部長、山本函館支部事務局長、川染室蘭支部長、星山根室支部事務局長、本間網走支部長、草苅釧路支部長、吉田（憲）青森支部長、三谷稚内支部役員、今村稚内支部役員、河野土木工学科支部長、伊達建築工学科支部長、塚越経営工学科支部長、小田幹事、登坂幹事、一ノ宮幹事、鈴木（雅）幹事、伊藤幹事、伴野幹事、三澤幹事、竹内幹事、吉田（輝）幹事、奥野幹事、若井幹事、土谷幹事、高垣幹事、白濱常任幹事、斉藤常任幹事、加瀬常任幹事、清水常任幹事、森常任幹事、北間常任幹事、伊東常任幹事長、木内会計
１．H15年度事業報告、業務報告
・H15年度の事業報告および業務報告が資料により説明され、原案の通り承認された。
・総括として、支部およびOB教員対象の母校視察会の実施、会員情報システムの更新、地域懇話会、同窓会賞の授与式・記念講演、学生活動助成およびWebページのリニューアルなどが概ね計画通りに実施できた。
２．H15年度決算（３月末見込み）
・H15年度決算が資料により説明され、原案の通り承認された。
・収入はほぼ予算通りであり、支出見込みは予算に対し300万円程の残となった。
・長期的な会員サービス財源を確保するため、事業積立を「会員サービス事業」と「記念事業」との２本立てとした。
３．同窓会奨学金制度の創設に関して
・準会員（最終学年に限る）の経済的急変に対して学費貸与を行う奨学金制度に関する提案が資料により説明され、原案の通り、今年度に具体的な制度内容を検討することが承認された。
・幹事から奨学金制度に関する要望意見が寄せられたので、その意見を考慮して制度を検討することにした。
４．母校教育点検に関して
・新生北海道工業大学の教育内容を社会人の立場から検証することを目的とした母校点検事業に関する提案が資料により説明され、原案の通り承認された。
・母校点検事業は特別委員会を設けて継続的に実施することとした。点検方法の詳細に関しては、特別委員会にて４月頃に決定することとした。
５．会費徴収時期の変更に伴う会則変更
・同窓会費の入学時徴収をH17年度入学生から実施することを想定した会則変更案が資料により説明され、入学時徴収になる場合は、原案の通り、会則を変更することが承認された。
・会則変更に関しては、会則に従って、７月の定例総会で審議することとした。
６．同窓会賞の選考
・奨励賞は各学科から推薦された各１名へ授与することが報告された（賞品はパソコンバッグ）。
・雪嶺賞に次の推薦があり、審議の結果、優れた業績があることから、雪嶺賞を授与することが承認された。
1)機械工学科２期卒：柴田和夫さん
2)建築工学科１期卒：小林孝二さん
７．役員改正
・H16～H17年度の役員に関する原案が資料により提示され、原案を幹事会案とすることが承認された。
・役員改正に関しては、会則に従って、７月の定例総会で正式に決定することになる。
・会長は再任、副会長は２名新任、監事は１名新任、幹事は８名新任となった。
・事業の継続性を考えて常任幹事長は再任とし、常任幹事の会務担当も大幅に変更された。なお、常任幹事は新学科から１名以上選出し、大学の校務との連携も考慮して人選された。
・幹事の選考基準に関する質問があり、会則に基づく選考方法の説明があった。
８．H16年度事業計画、業務計画
・H16年度の事業計画案および業務計画案が資料により説明され、原案の通り承認された。
・「母校支援事業の実践」および「会員相互の交流促進」を基本方針とし、継続事業である会員サービスの充実を図ると共に、昨年度までに企画検討してきた幾つかの新事業を実践することに重点をおいた活動を展開する。母校支援の実践に関しては、社会で活躍する卒業生による母校教育点検、奨学金制度の創設、卒業生の母校視察会、母校学生募集への協力などを行う。会員相互の交流促進に関しては、学科支部が開催する学生との交流的な事業の推進と支援、地域支部への参加会員の拡大を考えた効果的な情報提供や支援、クラブやゼミのOB会名簿を作成し、それらOB親睦会の開催支援などを行う。また、設立35年目となる平成17年度は、学科再編後の新学科卒業生を迎え入れる年となることから、それを記念した特別事業について検討する。
９．H16年度予算
・H16年度の予算案が資料により説明され、原案の通り承認された。
・事務職員の退職金積立特別会計を設け、学生活動助成は10件程度に増やし、支部やクラブの記念事業に対する特別助成を設けることにした。
10．支部等への会員情報の提供および会員情報取扱い内規の制定に関して
・支部やクラブOB会などに対し、定期的に同窓生データを提供する制度を始めることが資料により説明され、そのデータを用いて各支部での有効活用が依頼された。
・本会が扱う同窓生の個人情報を保護するための取扱い内規が資料により説明され、今後は、この内規に従って同窓生データを使用することとした。
11．同窓室の有効活用に関して
・卒業生が来学したときに立ち寄る空間、同窓生の活躍をお知らせする空間、会員及び同窓会の発展を記録する空間、学生が準会員としての帰属意識を向上させるための空間として「同窓会アーカブス空間」（同窓会メモリアル空間）を同窓会室内に整備することが資料により説明された。
・同窓生の執筆した書籍類があれば、事務局へ連絡することが依頼された。
12．会員サービスに関する変更点
・会員サービスの変更点について次のように報告された。
1)住所変更、証明書申込、山荘申込みをフォームmailからも受け付ける（3/1から）
2)証明書は郵送による受付を止める（3/1から）
3)証明書の受付は学位記授与式翌日から行う（翌日から正会員とする。９月卒業も同様。）
4)会員情報システム3/1から運用する（クラブ、ゼミ、技術資格などを管理項目に追加した）
5)名簿作成用住所調査は４月末の予定、発行は12月の予定
・会員情報システムに関する質問があり、登録数やセキュリティ方法に関して回答された。
13．地域支部の活動報告など
・各地域支部からH15年度の事業報告およびH16年度の事業計画が資料により報告された。
・釧路支部10周年に合わせて、道東地区の支部交流を実施する計画があることが報告された。
・道内の地域支部エリアに関する資料が配付され、本年度の支部エリアの確定を検討することが報告された。
・札幌支部の会員範囲に関する質問があったが、支部に関することなので別途回答することとした。
14．学科支部の活動報告など
・各学科支部からH15年度の事業報告およびH16年度の事業計画が資料により報告された。
・新学科との効果的な連合を考慮し、次年度までに新学科への継承を検討することが依頼された。
15．その他
・その他として次のことが報告された。
1)会報「雪嶺」に関して
・H16年施行の会則と会員サービス区分について載せる
・退職者からOBへのメッセージを載せる（Webへも掲載する）
・住所変更や証明書申込のフォームmailサービスをPRする
・同窓会アーカイブス空間のPR記事を載せる（正会員に対するコーヒーサービスあり）
2)会費納入後退学者の正会員加入に関して
・会費納入済み退学者に対し、4/1付けで正会員にすることをハガキで通知する
3)会費未納退学者の正会員加入に関して
・4/1より退学者からの正会員加入を受付る（常任幹事会の承認が必要）
※以上、15の議案に関する審議または報告が２時間かけて行われました。議案が多かったにも関わらず、参加者からの積極的な発言が多くあり、内容の濃い幹事会でありました。
※幹事会の後、19:00～20:15に懇親会が開催され、支部を含めた役員交流が行われ、「同窓会の飛躍と母校支援に対する意欲的な発言」が随所でありました。同窓会の力を発揮すべき時期が到来したことと、その意欲の漲りを実感しました。
幹事会の様子
